The International Community for Project Managers (ICPM)

In vielen Unternehmen besteht eine grosse Kluft zwischen den Erwartungen an ihre Projekte und den Resultaten, die sie tatsächlich erhalten. Nachstehende Merkmale unterstreichen diese Feststellung:

• Projekte werden verspätet abgeschlossen, übersteigen das Budget oder erfüllen die Erwartungen nicht.
• Vorgesehene Methoden und Techniken werden vom Projektleiter nicht konsequent angewendet.
• Das Projektmanagement „reagiert“ nur und liefert keinen sichtbaren Nutzen.
• Die benötigte Zeit für das Projektmanagement fliesst nicht in die Planung ein.
• Projektmanagement wird als „bürokratisches“ Übel und unnötigen Kostenfaktor angesehen.
• Projekte sind trotz mangelnder Planung und ungenügendem Projektmanagement „erfolgreich“, obwohl Stress und Überstunden die gesamte Laufzeit des Projekts begleiten.

Diese Liste ist bei Weitem nicht abschliessend. Mit guten Projektmanagement-Prozessen beseitigen Sie solche Mängel. Er bewahrt Sie zwar nicht vor Problemen, Risiken und Überraschungen, sondern der Nutzen liegt darin, dass Sie Prozesse und Techniken zur Hand haben, falls mal was schief läuft. Projektmanagementprozesse und -techniken werden eingesetzt, um Arbeitskräfte und Mittel zu koordinieren und absehbare Resultate zu erzielen.  Projektmanagementprozesse alleine sind aber keine Allerweltsmittel. Menschen machen Projekte, daher gibt es immer komplexe Zusammenhänge und Unsicherheiten, die nicht in vollem Umfang kontrolliert werden können. Als Projektmanager sind Sie auf Führungserfahrung, gutes Urteilsvermögen, zwischenmenschliche Fähigkeiten und persönliche Intuition angewiesen. Eine gute Projektmanagement-Methode liefert Ihnen die Rahmenbedingungen, Prozesse, Richtlinien und Techniken, die die Erfolgschancen für Ihr Projekt entscheidend erhöhen. Darin liegt der Nutzen für das Projekt und für Sie als Projektmanager.

Projektmanagement-Prozesse führen zu besseren Resultaten

Der Nutzen des Projektmanagements stellt sich nicht von selbst ein. Ein Projekt aktiv zu führen erfordert Zeit,  Aufwand und eine gehörige Portion Selbstdisziplin. Die Kosten und Aufwendungen dafür werden jedoch während der Projektdauer bei Weitem ausgeglichen, da:     

• im Vorfeld geplant, definiert und der Rahmen abgesteckt wird und damit eine bessere Abstimmung zwischen Erwartungen und Resultaten erreicht wird.
• dank Standardprozessen und Vorlagen Projekte schneller und kostengünstiger gelenkt werden.
• weniger Projektprobleme auftreten, weil das Projekt aktiv geführt wird. Agieren statt Reagieren!
• durch aktive Kommunikation Risiken, Ängste und Chancen ans Tageslicht gebracht werden.
• bereits beim ersten Mal ein hervorragendes Ergebnis abgeliefert wird und dadurch die Kundenzufriedenheit steigt.

Lassen Sie uns diese Behauptungen etwas genauer untersuchen.

Die Erwartungen dank Planung im Vorfeld besser erfüllen

Wie oft haben Sie schon von Projekten gehört oder waren sogar selbst daran beteiligt, die fehl schlugen? Hatten Sie schon einmal die Gelegenheit, sich Gedanken darüber zu machen, was wirklich falsch lief? Haben Sie sich dann auch gesagt: „Hätten wir uns nur mehr Zeit für die Planung genommen.“
Im privaten Umfeld planen wir tagtäglich. Alles was wir für wichtig halten, wird abgewägt, Chancen ermittelt, Kosten errechnet und erst wenn wir uns sicher sind, schreiten wir zur Tat. Auch im Projektmanagement ist der erste Schritt zum Erfolg die ausführliche Planung des Projekts. Trotz oder gerade wegen immer engeren Terminen, der grossen Versuchung oder des Zwangs, das Projekt so bald wie möglich zu beginnen. Dem Motto folgend „Sag mir, wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet“ müssen Sie sich im Voraus über die Leistungen und das Projektergebnis im Klaren sein. Sie müssen wissen, wann das Projekt fertig gestellt sein soll, was es kosten soll, wer die Arbeit leisten wird und wie sie ausgeführt werden soll. Zusammenfassend erfüllt die Planung folgende Zielsetzungen:

• Das Projektteam, die Kunden und der Auftraggeber verständigen und einigen sich über die Projektziele, Resultate, Inhalt und Umfang, Risiken, Kosten, und die Vorgehensweise, etc.
• Bestimmen Sie, ob das Projekt noch Sinn macht. Bei Initiierung des Projekts werden die Projektkosten und -dauer in der Regel grob geschätzt - vielleicht bis auf +/- 50 % genau. Nun, dank der Detailplanung sollten Sie in der Lage sein, an eine Toleranz von +/- 10 % heranzukommen. Diese zusätzliche Verfeinerung kann dazu führen, dass die Schätzungen wesentlich höher ausfallen und damit das Projekt keinen Sinn mehr macht.
• Sicherstellen, dass die Ressourcen auch bereitstehen, wenn Sie sie benötigen.
• Verfügbarkeit von Budget und Messwerten, mit denen der Fortschritt verglichen werden kann.
• Durch Terminplanung, Meilensteine und abgestimmte Kontrollprozesse die Arbeiten vorausschauend angegangen werden können.

Nutzen: Durch die Nutzung von standardisierten Methoden zur Definition und Planung werden Erwartungen konkretisiert und sichergestellt, dass die richtige Arbeit gemacht wird. Es kann sogar zum Abbruch eines Projekts führen, wenn es keinen brauchbaren Nutzen mehr bringt. (Was eine gute Sache ist).

Wiederverwendung von Prozessen und Vorlagen

Warum immer alles neu erfinden? Es liegt auf der Hand, dass es schneller und kostengünstiger ist, auf etwas Bestehendem aufzubauen. Wenn Ihre Organisation Projektmanagement-Prozesse und -Vorlagen entwickelt hat und diese stetig von Projekt zu Projekt verwendet, spart jeder Zeit. Die Prozesse werden von den Projektmitgliedern getragen und sind eingespielt.

Nutzen: Allgemein verständliche Projektmanagement-Prozesse und -Vorlagen sparen Zeit und Geld, anstatt alles immer neu zu erfinden.

Aktives Projektmanagement schützt vor Problemen

Diejenigen, die sich darüber beklagen, dass Projektmanagement nur eine Menge Zusatzarbeit verursacht, vergessen einen entscheidenden Punkt. Jedes Projekt wird mit bestimmten Problemen konfrontiert. Ihr Projekt wird potenziellen Risiken ausgesetzt sein. Werden Sie diese im Voraus beseitigen oder abwarten, bis sie zu Problemen werden? Wollen Sie aktiv kommunizieren oder sich lieber mit Konflikten herumschlagen, die durch fehlende Projektinformationen verursacht werden? Die Wesensmerkmale eines Projekts werden sich nicht ändern, gleichgültig ob Sie einen standardisierten Projektmanagement-Prozess verwenden oder nicht. Was sich ändern wird, ist die Art, wie Sie Vorkommnisse angehen werden. Sie werden nicht mehr planlos und reagierend, sondern aktiv in einem abgestimmten Prozess arbeiten.

Nutzen: Mit „aktiven“ und konsistenten Prozessen werden Projekte schneller, kostengünstiger und mit einem hohen Qualitätsgrad abgewickelt.

Aktive Kommunikation

Aktive Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor. Bessere Kommunikation mit Kunden und Projektbeteiligten bedeutet deren Erwartungen vollends zu erfüllen. Sie beugen mit aktiver Kommunikation vielen Problemen vor. Ein Grossteil der Konflikte entsteht nicht aufgrund irgendeines speziellen Problems, sondern weil die Projektbeteiligten überrascht werden. Standardisierte Projektmanagementprozesse konzentrieren sich grundsätzlich auf formale und informelle Kommunikation, durch die es zu weniger Überraschungen kommt.

Nutzen: Mit aktiver Kommunikation werden die Erwartungen der Projektbeteiligten besser erfüllt und Missverständnissen vorgebeugt. Zudem tragen bessere Informationen auch zu besseren Entscheidungen bei.

Schon beim erstem Mal ein hochwertiges Produkt liefern

Mit Hilfe von Qualitätsmanagement-Prozessen wird sichergestellt, dass die Arbeiten bereits beim ersten Mail in hoher Qualität ausgeführt werden. Schon beim Einsatz von einfachen Qualitätsmanagement-Prozessen werden Sie eine höhere Qualität erreichen und Zeit und Kosten für Nacharbeiten sparen.  In vielen Projekten ist alles in Ordnung bis der Endtermin immer näher rückt. Dann gibt es auf einmal Probleme, viele Nacharbeitungen und Verbesserungen sind notwendig und der Endtermin ist gefährdet.

Nutzen: Mit Hilfe von Qualitätsmanagement-Prozessen wird das Projektteam bereits beim ersten Mal Ergebnisse in hoher Qualität liefern. Qualitätsmanagement-Prozesse helfen Kosten zu sparen, weil Probleme so früh wie möglich erkannt werden.

Was hält Sie noch zurück?

Nach diesen Zeilen fragen Sie sich vielleicht, warum nicht jeder Projektmanagement-Prozesse nutzt. Warum nutzen Sie sie nicht?

Es gibt einige Stolpersteine:

1. Die Einführung von Projektmanagementprozessen erfordert Überzeugungsarbeit und ist keineswegs eine kurzfristige Angelegenheit. Leider meinen viele Führungskräfte, dass es mit einem Kauf eines Softwareprogramms oder einem „Crash-Kurs“ getan ist. Projektmanagement ist ein Richtungswechsel, sowohl in den Verpflichtungen wie auch in der Arbeitsweise. Solche Richtungswechsel müssen geplant, geprüft, durchgesetzt und gelebt werden.
   
   
2. Es ist schwierig, ein guter Projektmanager in einer Organisation zu sein, welche die Werte des Projektmanagements nicht schätzt. Um effektiv und erfolgreich zu sein, muss die gesamte Organisation hinter Ihnen stehen und die Prozesse unterstützen. Sie müssen sich auch sicher sein, dass Sie alle Projektbeteiligten im Boot haben. Dazu benötigen Sie Rückendeckung.
   
   
3. Vielfach ist es nicht eine Frage des Willens, sondern eine Frage der Kenntnisse. Oft müssen Leute Projekte ohne genügende Ausbildung oder Erfahrung übernehmen. Daraufhin mühen sie sich in ihren Projekten ohne gutes Rüstzeug ab und dürfen für alles gerade stehen, was sie nicht verbrochen haben.
   
   
4. Niemand fühlt sich für das Projektmanagement verantwortlich. Projektmanagement-Kompetenz und -Prozesse fallen nicht einfach vom Himmel. Jemand muss die Initiative ergreifen und sich dafür verantwortlich fühlen. In grösseren Unternehmen werden vielfach Projektmanagement-Offices gebildet, welche diese Funktionen ausüben. In KMU-Unternehmen sollte die Initiative vom oberen Kader getragen werden.